domestic DATA Richtlinie für das Datenhandling bei anonymen
Online-Umfragen
Empfängerdatenübernahme
Der Auftraggeber übergibt nach unterfertigen einer Vertraulichkeitserklärung das Datenmaterial. Dieses wird gesichtet und auf Dubletten kontrolliert damit es zu keinen Mehrfachzustellungen kommen kann.
Vergabe von Zugangskennungen
Damit jeder Umfrageteilnehmer persönlich und genau einmal an der Erhebung teilnehmen kann werden pro Umfrageteilnehmer je ein Autologin- Link (der die verschlüsselte Zugangskennung für den Fragebogen enthält) generiert. Unterstützt wird ein Mehrfaches unterbrechen und fortsetzen der Erhebung und Mehrfachteilnahmen mit demselben Autologin- Link sind ausgeschlossen.
Aussendung
Bei der Aussendung an die Adressaten wird jeweils einem Namen genau ein Autologin zugeordnet.
Erhebung
Die Umfragedaten werden bei jedem Seitenwechsel von einem Befragungsfenster zum nächsten automatisch auf dem Datenbankserver von domestic DATA gespeichert.
Reminder
Zum Reminderzeitpunkt wird vom Umfrageleiter abgefragt mit welchen Zugangskennungen die Umfrage noch nicht bzw. nicht vollständig beantwortet wurde. Ausschließlich an Adressaten dieser Zugangskennungen wird ein Reminder zugestellt.
Datenexport
Beim Export der Daten ist es keinem Bearbeiter mehr möglich eine Zuordnung von Personen und Erhebungsdaten herzustellen. Die verwendeten Zugangskennungen werden für eine Auswertung nicht herangezogen.
Ausnahmen bestehen nur wenn dies bei Projektbeauftragung explizit gewünscht wird und den Befragten zur Kenntnis gebracht wird bzw. die Einverständnis der Befragten eingeholt wird.
Auswertung
Bei Teilauswertungen von Untergruppen (z.B. Antworten auf eine Frage von einer kleinen Gruppe der Auskunftspersonen wie z.B. Mitarbeiter aus einer bestimmten Abteilung) werden Rückschlüsse auf Identitäten von Einzelpersonen verhindert indem die Ergebnisse dieser Fragen nur ausgewiesen werden, wenn die Basis (alle Personen aus der Gruppe die eine Antwort zu dieser Frage gegeben haben) einen bestimmten Grenzwert nicht unterschreitet.
Alle schriftlich abgegebenen Kommentare in den Freitextfeldern werden auf Eigennamen untersucht und diese vor der Weiterleitung der Daten an den Auftraggeber eliminiert.
Datenschutz & Sicherheit
Die Antworten werden zwischen den PC´s der befragten Person und dem Institutsserver von domestic DATA über eine gesicherte Datenleitung (128 Bit SSL Verschlüsselung) übertragen. Ein einsehen der ausgetauschten Daten ist dadurch am Übermittlungsweg ausgeschlossen. Die Erhebungsdaten werden getrennt von den Adressen bzw. Personendaten der Befragten auf getrennten Serverstandorten gespeichert. Der Zugriff auf die Erhebungsdaten oder Personendaten ist mit Firewalls bzw. Offline- Systemen abgesichert und dadurch für Institutsfremde ausgeschlossen.
Datenaufbewahrung
Nach Beendigung des Projektes wird die Zuordnung von Zugangskennungen zu den Personendaten gelöscht.
Support
Auch bei einer Supportanfrage wird die Anonymität der Befragten strikt garantiert.